söndag 18 oktober 2020

Planering av verksamheten i en orienteringsklubb

På något sätt har jag i mitt arbete hamnat i en grupp vars planering sker enligt ett ramverk för planering av IT-utveckling - SAFe. När jag började skissa på detta inlägg hade vi nyss genomfört vår fjärde "PI-planering". Jag är inte helt övertygad om att detta lett till så fantastiskt mycket bättre resultat men det har fått mig att fundera över hur man planerar ideell verksamhet i allmänhet och verksamheten i en orienteringsklubb i synnerhet.

Jag har varit engagerad i ideella föreningar långt innan vi började med orientering - jag blev sekreterare i den lokala fältbiologklubben när jag var 13 år. Gemensamt för alla olika föreningar jag varit med i är att det är medlemmarnas motivation, tid och engagemang som sätter gränserna för vad man kan göra. Detta är dock ofta något av en okänd storhet när man planerar. Normalt är det en mindre grupp - ofta styrelsen - som sköter planeringen (eller tar fram ett förslag till ett årsmöte) och om man överskattar medlemmarnas engagemang leder det till att planerade aktiviteter måste ställas in. Detta är något negativt som brukar sprida dålig stämning i organisationen. Om man istället underskattar tillgången på ideellt arbete så händer inte lika mycket som det annars kunde ha gjort.

När jag haft idéer på vad vi kan göra i orienteringsklubben så har jag både prövat att komma med förslag till styrelsen den formella vägen och att bara dra igång något själv. Gemensamt är att det brukar vara den som kommer med ett förslag som måste ta ansvar för genomförandet för att det ska bli något av. Även om en styrelse beslutar att något ska göras så måste det finnas personer som är beredda att arbeta och planera för att det ska förverkligas. Är det en större aktivitet måste man sedan få med många fler klubbkamrater för att ro det iland. Det brukar alltid lösa sig med funktionärer men jag funderar om man inte kunde få en större delaktighet från medlemmarna redan vid planeringen så att man vet att det finns ett intresse redan när man tar beslut om att genomföra något? Här tror jag att det finns inspiration att hämta från hur planeringen sker med SAFe. Jag ska nu försöka ta upp de delar som skulle kunna vara relevanta för planering av orienteringsverksamhet.

1. Backlog
Inför planeringen ställer man samman en lista med förslag på aktiviteter. Det kan både vara orienteringsaktiviteter som tävlingar, träningar, kurser och läger och förutsättningsskapande som kartritning/-revidering, utsättning av fasta kontroller eller funktionärsutbildningar. Varje förslag ska beskrivas så bra som möjligt så att det är möjligt att bedöma nyttan och ungefär hur mycket jobb det innebär. Alla i klubben kan komma med förslag - styrelse, kommittéer och medlemmar.

2. Prioritering
I SAFe finns en imponerande organisation inklusive en hierarki för prioritering. I ideella föreningar är medlemmarna både uppdragsgivarna och de som står för den ideella verksamheten vilket minskar behovet av sådana strukturer. Samtidigt kanske det är några aktiviteter som måste genomföras, exempelvis på grund av tidigare åtaganden.

3. Planering
Alla berörda träffas och man presenterar de förslag på aktiviteter som kommit in. Sedan går själva planeringen till så att de som vill genomföra en aktivitet plockar på sig den. (Är några aktiviteter nödvändiga måste man välja bland dessa först.) Man dokumenterar även beroenden mellan de olika aktiviteterna. (Exempelvis kan en tävling vara beroende av att en kartrevidering görs.)

4. Uppföljning
Under den tid planeringen omfattar har man sedan korta avstämningar för att se att allt går som planerat. Om det inte gör det hjälps man åt att åtgärda de hinder som dykt upp.

Planeringsmetoden i SAFe är anpassad för utvecklingsteam. Normalt har man väl inte arrangörsteam på samma sätt inom ideella föreningar, men det kanske vore bra? Många kan känna en osäkerhet inför att ta på sig något själv medan det är lättare att göra något tillsammans med andra. Jag tänker att en lämplig indelning i en orienteringsklubb skulle kunna vara grupper som är tillräckligt stora för att kunna planera och genomföra en närtävling. Det behövs 5-10, mer eller mindre aktiva, personer där man behärskar både banläggning och tidtagning. Sådana grupper tror jag skulle göra det lättare att få med nya orienterare i att arrangera tävlingar och träningar.


Inga kommentarer:

Skicka en kommentar